Nyíri Balázs – nem csak vetítek!
Nyíri Balázs vagyok. Kommunikáció-technika mérnök. Szenvedélyem a kivetítés. Bármilyen formában. Ezzel foglalkozom lassan 15 éve.
Gödöllőn, az akkor még Agrártudományi – ma Szent István – Egyetem Gépészmérnöki karán, Kommunikáció-technika szakon végeztem 1999-ben.
Szakdolgozatom címe: Az előadásokat támogató képmegjelenítő eszközök.
Az oldal alján található linken elolvasható, vagy letölthető.
A Főiskola elvégzése előtt többek között tevékenykedtem általános iskolában, mint pedagógiai asszisztens, árultam irodabútort két helyen is, és dolgoztam több évig ügyfélszolgálatosként az akkori Westel900-nál, ahol 1996-ban az év alkalmazottja lettem. Specialitásom az ügyfélkezelés??? Megértem mit szeretnének, elképzeléseiket átültetem az én szakterületemre, majd megvalósítom azokat.
Tanulmányaim alatt kezdtem egy projektorokat és konferenciatechnikai eszközöket forgalmazó cégnél dolgozni, mint kereskedelmi vezető. Később a növekvő igények kielégítése – és egy főiskolai házi feladat hatására, mely egy projektorkölcsönző cég üzleti tervének elkészítése volt – belefogtam a hordozható projektorok bérbeadásába (projektorfutár.hu) és kidolgoztam egy bérleti rendszert, melyet én és a cégemet követő több, hasonló profilú cég, azóta is sikeresen alkalmaz.
A kisebb létszámú prezentációkon történő kivetítés, és első osztályú kiszolgálás később egyenes úton hozta magával a nagyobb létszámú, komolyabb konferenciák, céges rendezvények kivitelezésének megrendeléseit. Azóta több mint 2000 rendezvény sikeres lebonyolításában vettem részt az 50 fős konferenciától a 6000 fős óriásrendezvényig.
Nem nagyon volt negatív visszajelzés, bár egyszer elkéstem….
2010-2015 között egy német cég megbízásából két ötcsillagos szálloda teljes konferenciaszintjét is igazgattam.
A konferenciák világában eltöltött közel 15 év alatt sok rendezvényt csináltam, sok rendezvényen részt vettem és valami sosem hagyott nyugodni.
Mindig volt olyan technikai feladat, aminek nem volt gazdája, nem volt megfelelően koordinálva.
Nem elég a közönséget leültetni, a vetítést beállítani, az előadónak megmutatni hova álljon, kitenni az elnöki asztalra a névtáblákat, molinókat felaggatni, elindítani a prezentációt.
Számtalanszor előfordult, hogy nem látták jól a kivetítést, nem hallották tisztán az előadást, vagy nem indult el a prezentáció, a felugró „Windows asztalról” és egyéb pikáns képekről nem is beszélve. Sokszor az előadót sem tájékoztatta senki arról, mire számítson, hol és milyen módon tudja megtartani előadását….és sorolhatnám.
Egy konferenciának vagy rendezvénynek nem mindegy, hogy milyen a céllal rendezik. Információt ad át, üzleti célokat szolgál, vagy csak ajándék a résztvevőknek. Mindegyik más és más technikai és emberi hátteret igényel. Más és más szerepe van a vetítésnek, a világításnak, a hangerőnek. De egy dologban mindegyik megegyezik. Hatást gyakorol a közönségre. És ez a legfontosabb.
Ha jó az audio-vizuális koncepció, akkor a közönség az átadott információ, közel 70%-át megjegyzi, könnyebben hoz – a szervezők számára kedvező – üzleti döntést, vagy ezáltal a rendező cég sokkal jobban motiválja dolgozóit.
Ennek felismerése vezetett oda, hogy kidolgozzam, az un. „Hármas Egység” elvét.
Erről rövidesen megjelenik egy e-book szemelvény, de röviden így foglalnám össze mit jelent:
„Konferenciákon, céges rendezvényeken a Szervezők, az Előadók és a Közönség teljes rendezvénytechnikai harmóniájának és komfortérzetének kialakítása.”
3/1. A Szervezők komfortérzete
A Szervezők megálmodják a rendezvényt, amihez szükségük van kivetítésre, hangosításra és egyéb technikai berendezésre. A szervezéssel foglalkozó cégek nagy többsége nem tart főállású vetítéstechnikai szakembert, erre a feladatra, az adott rendezvényért felelős, főleg hölgy kollégákra bízzák ennek a megszervezését is. Tapasztalatom szerint ez elég nagy nyűg számukra. Nem értenek igazán hozzá, nem is akarják megtanulni, ami teljesen természetes, de meg kell oldaniuk a feladatot. Na, ezt a terhet vesszük le a vállukról.
A rendezvény elvárásait figyelembe véve, annak sikere érdekében, a helyszín adottságainak ismeretében, az ott lévő technikai eszközök, személyzet és egyéb tényezővel összhangban történik a teljes technikai eszközpark és emberi erőforrás megtervezése és kivitelezése.
Ez a hármas egység első része, a Szervezők komfortérzetének biztosítása.
3/2. Az Előadók komfortérzete
A konferenciák, rendezvények egyik legfontosabb szereplői az Előadók.
Az Előadók nagy szórással két csoportra oszthatók:
Az első esetben előadónk hamar felismeri a helyzetet, jól vetíthető, hatásos prezentációt hoz, kiválóan kezeli a rendszert, ismeri a mikrofon használatát, felkészült.
A második esetben van főleg szükség a hármas egység második részére.
Itt nagyobb körültekintésre és figyelemre van szükség. A jelszó a megelőzés.
Ha lehet, előre elkérjük az kivetítésre szánt előadást. Átnézzük, mennyire alkalmas projektoros kivetítésre (a jól vetíthető prezentációról honlapom egy másik oldalán tájékozódhat), tisztázzuk, mi az előadás célja. Ha engedik, kicsit átalakítjuk, átbeszéljük, amennyiben vannak hozzá tartozó filmek, animációk, azokat beépítjük, próbálunk egy közösen összeállított koncepciót megalkotni és az ahhoz legalkalmasabb eszközzel lejátszani és kivetíteni. Ezek után tájékoztatjuk az előadásokhoz használt berendezésekről, a kivetítés menetéről és biztosítjuk arról, hogy mi mindent kézben tartunk, neki ezután már csak az előadás megtartására kell koncentrálnia. Ez nagy biztonságérzetet ad az előadónak és nekünk is, hogy minden a lehető legjobban sikerüljön.
3/3. A Közönség komfortérzete
A Közönség az egyik legnagyobb bizonytalansági tényező.
Ahány résztvevő, annyi tapasztalat, elvárás. Már volt konferencián, vagy még nem. Jó vagy rossz tapasztalatai vannak ezzel kapcsolatban. Éhes, szomjas, nem aludt jól, melege van, fázik, bal lábbal kelt fel, vagy az ellenkezője. Ilyen és egyéb emberi, de teljesen természetes kívánságok, amelynek igen nehéz megfelelni, ha mindenki mást szeretne. Itt lép be a hármas egység harmadik része.
Itt is a megelőzés, a felkészülés a titok. Jól meg kell ismerni a rendezvény helyszínét. Mindent. Világítást, klímakapcsolót, csatlakozószekrényt. Ha váratlan esemény történik, azonnal reagálni kell. Nem várhatunk a helyiekre. Hiába nem a mi hibánk, hogy elment az áram, vagy a hangosítás, ez senkit nem érdekel. Ha késik a megoldás, a rossz emlékből ránk, a technikai személyzetre „csapódik a legtöbb sár”, ezt nem lehet elkerülni.
Többek között a vetítést is úgy kell megtervezni és beállítani, hogy a közönség minden egyes tagja lássa az prezentációt és az előadót. A hangosításnak mindenhol hasonló hangerővel kell szólnia. Ne kelljen kerülgetni az eszközöket, ne essenek el a kábelekben, ne okozzon kellemetlenséget a megvilágításhoz használt reflektor.
Ha mind a három „csoportnak” sikerült a lehető legjobban megfelelni, akkor megvalósult a technikai komfortérzet hármas egysége.
Ez a hármas egység nem működne megfelelő emberi hozzáállás nélkül. Úgy gondolom, hogy a rendezvények tökéletes lebonyolításában az azt kivitelező szakembereké a főszerep.
Bár a közönség kényelmes elhelyezése, az előadókról való gondoskodás a szervezők feladata, azért sok esetben mégis a technikai személyzet van a frontvonalban. Őket látják, Ők vannak végig az előadótermekben, Ők tűnnek bennfentesnek, Nekik teszik fel kérdéseiket először mind az előadók, mind a résztvevők.
A jó kolléga sosem mond nemet, nem hárít. Hiába nem feladata, mégis intézkednie kell. Ilyenkor mindenki egy csapat, egy a cél: a sikeres rendezvény!
A Projektmenedzser és a technikai személyzet
Jó projektort bárki tud szerezni, de a kiváló szolgáltatást, az igazi emberi hozzáadott értéket már nem lehet azonnal levenni a polcról.
A gyakorlatban is jól működő elméletem szerint, konferenciákon, rendezvényeken a látványtechnika, a hangosítás, a tolmácsolás, az élő közvetítés és további technikai szolgáltatások összehangolása, működtetése, így a működőképességért való felelősség a rendezvény építésétől a konferencia végéig EGY kézben van.
A Képzett Projektmenedzser egy személyben tartja a kapcsolatot a megrendelővel, a helyszínek felelős vezetőivel, és az építést végző technikai személyzettel. Bármilyen felmerülő technikai kérésért, problémáért és azok megoldásáért ő felel. Nyugodt, nem látszik rajta, ha valami még sincs rendben.
A Megrendelő rendelkezéseivel összhangban ő irányítja és hangolja össze a munkafázisokat, a technika működését, a technikai személyzet munkáját, biztosítja az előadók és a résztvevők komfortérzetét, felel a rendezvény tökéletes lebonyolításáért az összes helyszínen.
Kiváló kommunikációs készségekkel és naprakész technikai tudással rendelkezik. Jól motivált és jól motiválja kollégáit. A megrendelő kéréseit megérti azt „tolmácsolja” a technikus kollégák és az adott helyszín műszaki-technikai munkatársai felé. Eléri, hogy kollégái és munkatársai a legmagasabb színvonalon vitelezzék ki a rájuk bízott feladatot. Nem utolsó sorban beszél idegen nyelveket.
A jó Technikus szintén jó kommunikációs és problémamegoldó képességekkel rendelkezik. Keni-vágja a szakmáját, de befogadó minden, ügyféltől jött ötletre. Udvarias, segítőkész, de határozott. Nyelveket beszél. Tartja az időpontokat, jól összpontosít, nem terelődik el a figyelme a rábízott feladattól. Tisztában van azzal, hogy az első frontvonalban dolgozik, jól motivált. A normális öltözet alapeleme működésének.
Ezek a szakemberek nem csak kivitelezők, de kreatív résztvevői a rendezvényeknek. Csapattaggá válnak, így maximálisan képviselik a megrendelő, az előadó és a közönség érdekeit egyaránt.
Szükség van a jó technikai személyzetre!
Ha ezt megfogadják, sok kellemetlenséget takaríthatnak meg. Aki tapasztalt konferenciaszervező, résztvevő, megrendelő az a következőt veheti észre:
Ezért sem mindegy, ki van a technikusi pult mögött, ki az, aki az egész technikai- és technikusi háttérért felel.
Sok helyszínen van technikus, aki ért a technikához, de nem kezel jól ügyfelet. Előfordul sok konferencia helyszínen, hogy beállítják a vetítést, a hangosítást, aztán mindenki „oldja meg”, persze autodidaktán, ott helyben, és ha baj van, csak nagyon későn érkezik a segítség.
Van, ahol az egyik pincért jelölik ki erre a feladatra, mert az már tudja, hol kell bekapcsolni a projektort. Ez pláne nem megoldás.
Sokszor előfordul, hogy a maga megrendelő nem kér személyzetet, mert úgy gondolja, majd megoldja.
Ezt mindig tisztázni kell a konferencia elején, mert nagyon zavaros és kellemetlen szituációk alakulhatnak ki.
Nem gondolnák, de ha az előbb említett módokon zajlik a konferencia és megkérdeznék a résztvevőket, vagy az előadókat evvel kapcsolatban, – ahogy én szoktam – akkor ilyen és hasonló válaszokkal találkoznának:
Ön tudja, hogy ezeket a hibákat mi okozza, tudja rájuk a megoldást? Nem is kell tudnia. Nem az Ön dolga. Ez a technikai személyzet feladata, csak bízzon meg egy jó szakembert és kész.
Azért itt megemlítem, hogy egyszer egy konferencián egy előadó súgott egy jó ötletet, amit az informatikus kollégája mondott neki.
Ha egy PowerPoint prezentációban a program nem ismeri fel az „.avi” kiterjesztésű filmet, akkor nevezzük át „.mpg”-re vagy „.mpeg”-re és le fogja játszani. Ott a konferencián működött. Ezt én sem tudtam, nagyon jó tapasztalat volt.
Egyszer pedig egy ügyfelem briliáns vetítési pozíciót mutatott. Neki köszönhettük a mi sikerünket is! Nem ez a mindennapos, de az biztos, hogy mindig nyitott szemmel és füllel kell járnunk, mindig közösen kell gondolkodnunk!
Végezetül, hiába jó az előadó, hiába szép az előadás, hiába van, minden tökéletesen beállítva, a fenti hibák tényleg zavarják a közönséget, néha tudat alatt. Emlékeznek a HATÁS-ra, amit már említettem a hármas egység fejezetben? Ezek a hibák rossz hatással vannak a közönségre! Befolyásolhatják az egész napot!
Ezért összefoglalásként nagymamámat idézem, aki nagyon okos asszony volt:
„A Suszter maradjon a kaptafánál, mert Ki, minek nem mestere, hóhéra az annak!”
A tartalomból:
A prezentáció szerkezete (kb. 15 perces előadásnál):
A tapasztalatok szerint egy átlagos diáról egy előadó 1-1,5 percet beszél, így a bemutatott diák száma 7-12-öt ne nagyon haladja meg.
A prezentáció formai elemei az előadás tartalmát hivatottak szolgálni. Hatásvadász áttünésekkel, felesleges animációkkal, túl sok különleges vagy humorosnak szánt képpel, hiperhivatkozásokkal bizonyíthatjuk prezentáció-készítésben való jártasságunkat, de ennek az előadás csak kárát látja.
A dia élőszavas előadáshoz készül, ezért csak gondolati vázlatot tartalmaz, szemléltet, mondandót erősít, figyelmet irányít. Ezért:
Fontos! A diasablon és/vagy diaháttér kiválasztásánál fokozottan figyeljen a következőkre:
Gondoljon bele! Fehér fényt vetítő izzóval, fehér vetítővászonra szeretne fekete képet varázsolni. Nem fog sikerülni. Azért látjuk a vetítésnél sötétnek (majdnem feketének) a sötét részeket, mert a vetítés többi részlete azokhoz képes nagyon fényes és világos.
Az sem megoldás, ha túl világos, nagyon fehér színű hátteret választ. Ebben az esetben vakító és kellemetlen lehet a közönségnek, nem beszélve arról, hogy ilyenkor általában fekete betűt használnak az íráshoz és ennek a kivetítése az előző pont miatt nehézkes.
A megoldás a két szélsőség között van. Használjunk színeket, de azért a háttér és a betű színei „üssenek” el egymástól, mert akkor nem lesznek láthatóak és olvashatóak.(példadiák lent)
Fontos! A számítógépen látható, illetve a projektorral kivetített kép, színeiben igen nagymértékben eltérhet!
A projektor a kék színt használja fényességének erősítésére és teljesen más technológiával működik mint egy LCD monitor, ezért pl. a narancssárga betűk a kék háttérben a vetítésen világosabb, majdnem citromsárgára változhatnak, vagy bizonyos zöld árnyalatok már kéknek látszanak a vetítővásznon.
Fontos! A képek és a videók mindig egy mappában legyenek elmentve a vetítéssel!
Fontos! Ha cégének, vagy Önnek egyéni karakterkészlete van, akkor azt is vigye magával az előadásra, és próbálják ki az ottani számítógépen, mert kellemetlen meglepetések érhetik!
Fontos! A PowerPoint 2003, 2007 verziókkal, WindowsXP, Vista vagy más operációs rendszerek alatt készített előadások a helyszínen használt számítógép hasonló konfigurációján is eltérően működhetnek!
Egy egyszerű minta prezentációval szemléltetünk egy jó megoldást, mely itt letölthető.
(Human Development Team, prezentációs tréning, ilyen és hasonló cégeket megkeresni a közös együttműködéshez!!!)
A prezentáció a hatástöbbszörözés – így üzleti sikerének – egyik legfontosabb eszköze.
Hogyan lehet a megcélzottak szemében jó az, amivel hatni akarunk, ha nem elég jó az, ahogyan azt csináljuk!
Akár a kollégáit akarja meggyőzni, akár egy terméket vagy projektet akar eladni, akár egy csapatot szeretne motiválni, a cégvezetésnek egy ötletet bemutatni, vagy nagy hallgatóságnak fontos információkat átadni – a siker és a sikertelenség általában előadása világosságán, tömörségén és meggyőzőerején múlik.
Legelőször meg kell tanulnia önmagát eladni, hogy utána az ötleteit, javaslatait is el tudja fogadtatni.
Ezt az alábbiak szerint lehet nagyon tömören összefoglalni:
Beszéd
Nagyon fontos, hogy az audiencia jól halljon minden egyes elhangzott szót. Nem kell üvölteni, de egy határozott, erőteljes, markáns hang megfelelő inger a figyelem felkeltésére. A beszéd legyen artikulált, jól érthető. A hangszín, pedig ne legyen monoton! A magyar nyelv dallamos, a mondatoknak íve van, ezt ki kell használni! Sok előadó zavarában egy hangon beszél, elfelejt intonálni, és ez körülbelül a negyedik perctől fogva – sajnos – nem köti le a figyelmet. Ebben nagy segítségére lehet a megfelelően használt mikrofon.
Testtartás, mozgás
Rendezvénytől és helyszíntől függően kisebb-nagyobb dobogók és pulpitusok segítenek az előadás információinak közvetítéséhez. Akad olyan előadó aki „elbújik” a pulpitus mögé, van ahol a pulpitus segít a közönségnek az előadóra fókuszálni, és van akit kifejezetten zavar a túl nagy pulpitus, mert úgy érzi, falat állít közte és hallgatósága között. Bárhogy is van az adott rendezvényen, mindig a tömeg felé kell fordulni, akár a színészek a színházban. Ezt az alapszabályt akkor is meg kell próbálni betartani, ha az ember a háta mögött lévő vetített ábrákon mutat dolgokat. Fél szem ebben az esetben is tapadjon a közönségre! A fel-alá sétálás a zavar, a megilletődöttség egyik jele, ezért ne oktalanul, céltalanul járkáljon, hanem akkor változtasson helyet, amikor például egy gondolati egység lezárul az előadásában, vagy amikor valamit ki szeretne hangsúlyozni. A helyváltoztatás egy újabb inger a hallgatóság számára, amely meghosszabbítja annak figyelmét.
A prezentáció anyaga.
Ha a prezentációs anyag kivetítésre kerül, és Power Pointban kell létrehozni, érdemes megfogadni néhány tanácsot.
Az egyik az, hogy 7-12 slide-nál ne készítsen többet. Ezekre pedig a legalapvetőbb gondolatok kerüljenek, vázlatosan. Jól látható, olvasható betűtípust, betűszínt válasszon. Ne írja le az elhangzásra kerülő teljes előadás anyagát, csak a vezérgondolatokat. Ezeket konzekvensen kövesse a beszéd. Érdemes egyik-másik slide-ra a szöveg mellé – néha helyett – képet, videót illeszteni. A képek, videók kapcsolódjanak a témához, és csak ritkán jelenjenek meg. Ezek újabb ingert bocsátanak ki, meghosszabbítva a nézők koncentrációjának idejét. A prezentáció elkészítéséről bővebben, „A prezentáció elkészítésének fortélyai kivetítéshez 4 pontban” részben olvashat.
Idő
Az ember 12 percen keresztül képes egy dologra koncentrálni. Természetesen az iskolában megtanultunk 45, majd 90 percen keresztül figyelni, ám természetünknél fogva 12 percig tudunk igazán összpontosítani. Érdemes ezért kisebb előadásokat 15-25 percesre tervezni. Ez egy olyan időintervallum, amelyen belül hatékonyan juttathatjuk el üzenetünket a hallgatósághoz. Nagyobb előadások esetében, vagy amikor sok felszólaló követi egymást, szüneteket kell beiktatni. Például három 20 perces előadás után 10 perc szünet már kicsit kikapcsolja a közönséget.
Mesterházy Fruzsina, Job-Center Személyzeti Tanácsadó Iroda >>